현실에서 회의록 쓰기는 많은 시간과 정성이 요구됩니다. 참가자 발언 캡처, 요약 및 정리, 형식 구성 등 단순 반복작업이 대부분인데요. 이제 AI 회의 요약 툴은 이러한 수고를 줄여주고 정확도를 높여주는 필수 업무 툴로 자리잡고 있습니다. 시간 절약, 인사이트 포착, 협업 문서화에 도움을 주는 대표 AI 회의 요약툴 TOP 5를 정리해드립니다.
1. Otter.ai
- 주요 기능: 음성·회의 내용 실시간 자동 캡처 → 키워드/문단 기반 요약, 화자 식별, 사용자 하이라이트 지정
- 강점
- 30+ 언어 자동 인식 지원 (한국어 포함), 모바일·웹 동시 제공
- Zoom, Google Meet, Microsoft Teams 등과 실시간 연동
- 회의 후 원하는 부분만 텍스트 다시 듣기 기능
- 사용 예시
- 매주 30분짜리 회의를 자동 캡처 및 요약 → 문서화 시간 단축
- 논의된 주요 이슈 · 참여자 발언 내역 검색
- 단점
- 무료 플랜은 음성 데이터 저장 및 분당 요약 시간 제한
- 전문 용어 또는 억양에 따라 인식 정확도 저하 가능
2. Fireflies.ai
- 주요 기능: 회의 자동 녹음 및 실시간 요약 → 메모 항목 추출, 애플리케이션 간 자동 공유
- 강점
- 85개 앱(Asana, Trello, Slack 등)과의 자동 연동
- API를 통해 CRM, 프로젝트 매니저, 메신저에 메모 자동 전송 가능
- 반복 항목(액션, 결정, 투두 등) 자동 태깅 기능
- 사용 예시
- 주간 회의 후 행동 항목 리스트가 자동 생성되어 Slack에 전달됨
- 고객과의 통화 내용 요약 후 CRM 자동 기록
- 단점
- 한국어 지원은 제한적
- 화자 분리 기준 자동화 정확성 개선 필요
3. Sonix.ai
- 주요 기능: 음성 파일 자동 전사 및 요약, 문서 버전별 수정 추적
- 강점
- 40개 언어 지원 + AI 기반의 자동 글머리 요약
- 오디오/비디오 파일 업로드 시 전문 용어 정정 기능
- 유튜브·팟캐스트 자동 자막 기능 연동
- 사용 예시
- 세미나/인터뷰 녹음 → 전문 단어도 정확히 전사ㆍ요약
- 유튜브 콘텐츠 자막으로 바로 변환하여 배포
- 단점
- 실시간 회의보다 후처리용으로 적합
- 한 회의 녹음 시 파일당 요금 발생
4. MeetGeek.ai
- 주요 기능: 실시간 회의 기록 · 요약 · 인사이트 도출
- 강점
- 회의 성과 핵심 지표 제공 (“몇 단어 발화했는가?”, “질문 비율” 등)
- GPT 기반 회의 후 AI 질문 생성 → 다음 회의 설계
- Chrome 확장으로 웹 회의방(Zoom/Meet) 자동 인식
- 사용 예시
- 회의 후 AI가 “다음 회의에서 어려운 주제인지 확인해야 합니다”처럼 요약 메모
- 경영진 대상 월간 회의량/논의 포인트 리포트
- 단점
- 실시간 분석 중심으로 녹음 품질에 민감
- 한국어 요약 품질 개선 필요
5. Microsoft Teams + Viva Insights
- 주요 기능: Teams 회의를 자동으로 전사·요약 → 액션 아이템 발굴
- 강점
- Teams 환경 내에서 별도 확장 필요 없이 전사 기능 탑재
- 요약, 투두, 결정사항, 시간을 분리한 자동 카드 구성
- M365 전체와 연동 → 단축어 기반 행동 추적
- 사용 예시
- 회의 후 Viva Insights 요약 카드가 Outlook으로 자동 발송
- 회의 정책 준수 체크 + 직원 회의 몰입도 분석
- 단점
- Teams 중심이며 Zoom 등 외부 앱 연동은 별도 플러그인 필요
- 복잡한 인터페이스로 초기 설정 어려움 존재
📊 어떤 툴이 내게 맞을까? 비교 요약
| 기준 | Otter.ai | Fireflies.ai | Sonix.ai | MeetGeek.ai | Teams + Viva |
| 실시간 캡처 | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ |
| 한국어 지원 | ○ | △ | ○ | △ | ✅ |
| 앱 연동 | Zoom, Meet | 다수 API | 자막 중심 | Chrome 확장 | M365 전체 |
| 요약 포함 | 키워드·화자 | 행동 항목 태깅 | 문단 요약 | 인사이트+질문 | 투두·결정 요약 |
| 사용성 | 직관적 | 자동 세팅 강점 | 후처리 강점 | 생산성 분석 중심 | 기업 내부 최적화 |
✅ 실제 도입 효과 사례
- 스타트업 A사: Fireflies API를 고객지원팀 CRM과 연동해, 통화 내용 자동 기록 및 고객 문의 추적 시간 50% 감소
- 교육기관 B사: Otter.ai를 세미나 자동 캡처 도구로 활용, 전체 문서화 자동화로 연간 200시간 시간 절약
- 대기업 C사: Teams Viva Insights를 통해 회의 실행력 지표(KPI) 분석 → 회의 시간단축 20%, 의사결정 속도 15% 향상
🧠 도입 시 고려할 점
- 언어 지원 및 인식 정확도
- 회의 플랫폼 호환 범위
- 보안·개인 정보 처리 방식
- 요약내용 가독성 및 사용자 맞춤 가능성
- 비용 구조 – 무료/구독/API 호출
- 회사 정책 및 법적 준수 여부
✅ 마무리: AI 회의 요약 툴은 단순 업무 효율을 넘어 협업의 패러다임을 변화시킵니다
회의록은 더 이상 누군가가 수동으로 남겨야 하는 고된 과제가 아닙니다.
AI 요약 툴은 대화 내용 캡처 → 자동 정리 → 인사이트 도출까지
일련의 회의 과정을 완전히 자동화하며, 결과적으로 시간 절약뿐 아니라 결정 기반 강화, 기록의 투명성 확보, 협업 수준 향상에 기여합니다.
초기에는 실시간 캡처 정확도, 사용성, 보안 이슈 등을 검토해야 하지만,
적응하고 나면 회의록 작성 부담 없이 더 의미 있는 토론과 의사결정에 집중할 수 있습니다.
이제 회의는 잘 듣고, 잘 말하고, 잘 결정하는 것만 남았습니다. 기록은 AI가 전부 해줄 테니까요.